Ściągnąć z Internetu wzór wezwania do zapłaty i wysłać kontrahentowi. Tak „windykuje” większość przedsiębiorców i nic dziwnego, że efekt jest marny. Zadbajmy o lasy, nie drukujmy wzorów z Internetu 🙂 Nam i tak to nic nie da, dłużnik nie będzie się stresował stojąc w kolejce z awizo, a i lasów będziemy mieć więcej.

Jeżeli coś wysyłasz dłużnikowi, rób to z głową i sensem, nie wysyłaj nieefektywnych pism ściągniętych z Internetu.

Ten post jest o tym, jakie powinno wysyłać się wezwanie do zapłaty, żeby działało. To podstawa w windykacji ale przeważnie niedoceniana także przez same firmy windykacyjne. A jednak pierwszy krok jest bardzo ważny.

W procedurze cywilnej, wezwanie do zapłaty w niektórych przypadkach nie było konieczne ale wszystko się zmieniło po ostatniej nowelizacji, gdzie ustawodawca nakłada na nas obowiązek podjęcia próby ugodowej z dłużnikiem i załatwienia sprawy polubownie.

Art. 187 § 1 Kpc. Pozew powinien czynić zadość warunkom pisma procesowego, a nadto zawierać: 1) dokładnie określone żądanie, a w sprawach o prawa majątkowe także oznaczenie wartości przedmiotu sporu, chyba że przedmiotem sprawy jest oznaczona kwota pieniężna; 2) przytoczenie okoliczności faktycznych uzasadniających żądanie, a w miarę potrzeby uzasadniających również właściwość sądu; 3) informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia

Ale mniejsza o przepisy. Wysłać i tak trzeba, żeby nie było, że nie wzywaliśmy itp. A więc jak powinno wyglądać wezwanie do zapłaty, wezwanie przedsądowe czy jak sobie każdy go nazwie.

Najważniejsze funkcje wezwania do zapłaty

Pismo ma działać, czyli wezwanie nie tylko ma poinformować dłużnika o wielkości zobowiązania i postraszyć sądem, dobre wezwanie musi spełniać konkretne funkcje:

1. Poinformowanie dłużnika o zobowiązaniu i jego wysokości
2. Wyznaczenie terminu do uregulowania zobowiązania
3. Uświadomienie o konsekwencjach przekroczenia terminu
4. Możliwość ugodowego załatwienia sprawy
5. Wiarygodność spełniania się konsekwencji i gwarancje ugody

Dobra, poniżej przedstawiam najbardziej popularny w sieci wzór wezwania do zapłaty:

Ten wzór jest oczywiście do niczego, bo spełnia tylko 2 z 5 funkcji, a inne dostępne za darmo wzory są praktycznie identyczne (przejrzałem Internet pod tym kątem). Takie wezwanie nie spełnia wyżej wymienionych funkcji:

– nie informuje jasno o konsekwencjach niewywiązania się z terminu,

– nie mówi o możliwości polubownego porozumienia się w sprawie zobowiązania (a przypominam jest to teraz wymóg, przy składaniu pozwu)

– nie spełnia także warunku ostatniego, czyli nie jest w oczach dłużnika wiarygodnym potwierdzeniem spełniania się konsekwencji opisanych w wezwaniu do zapłaty.

Najważniejsza jest wiarygodność i gwarancja, że konsekwencje braku reakcji zostaną zrealizowane

Jeżeli sami nie wysyłamy wezwań do zapłaty, często robi to za nas nasza księgowa. Księgowe na ogół korzystają z systemów do księgowości, które oferują bardzo podobne wzory wezwań do zapłaty jaki przedstawiłem na początku. Więc taka rada:

Nie powierzaj księgowej wysyłania wezwań do zapłaty z jej programu księgowego – nie warto

Wezwanie do zapłaty powinno nie tylko zawierać podstawowe informacje jak dane wierzyciela, kontakt, dane dłużnika, nr rachunku do wpłaty i określony termin. Powinno także zawierać informacje o sankcji jaka czeka dłużnika, jeżeli nie wywiąże się z płatnością w terminie. Dłużnicy na ogół są przyzwyczajeni do otrzymywania wezwań i „olewają” je, często nie rozumieją treści wezwania, więc warto wizualizować im proces dalszego postępowania w sprawie. O tym na końcu.

Dobrze, jeżeli mamy nie wysyłać wzorów z Internetu to jakie wezwania? Zlecić firmie windykacyjnej? NIE!

Dlaczego nie warto zlecać wysłania wezwania do zapłaty firmie windykacyjnej?

Po pierwsze, bo firma windykacyjna nie przyjmie od nas pojedynczego zlecenia, po drugie jeżeli przyjmie to będziemy musieli sporo zapłacić, a jeżeli wydaje nam się że tak nie jest – czytajmy dokładnie umowy. Ale powiedzmy, że chcą nam za darmo wysłać wezwanie. Poniżej prezentuje wezwania do zapłaty wysyłane przez dwie prawie największe firmy windykacyjne w Polsce:

1. Pierwsze wezwanie to stalówka na lata 90-te kiedy jeszcze zwracaliśmy uwagę na czerwone pieczątki. W obecnych czasach tego typu grafiki mające na celu podniesienie rangi pisma wywołują tylko śmiech. Pochwalić należy jednak opisanie konsekwencji braku zapłaty i * tzn. „indeks” przy 2 sankcji odsyłający do informacji, że koszty sądowe będą powiększać wysokość zobowiązania tylko w momencie ich zasądzenia przez sąd. Taką klauzule firmy windykacyjne wypracowały sobie po licznych karach nakładanych przez UOKiK, ponieważ nigdy nie możemy opisywać kosztów które się nie należą, nie są zasądzone itp.

Inną ciekawą sprawą jest Biuro Rzecznika Praw Dłużnika. Pomysł ok, ale z tego co słyszałem to nic innego jak kontakt do tego samego działu windykacji w tej samej firmie, to tylko taka zachęta do kontaktu.

2. Drugie wezwanie (przepraszam za słabą jakość) to ascetyczna wariacja na temat wezwania do zapłaty. A to jedna ze starszych i większych firm windykacyjnych w Polsce. Oczywiście jest dzięki temu bardzo czytelne ale według mnie brakuje tutaj wszystkiego – sankcji, zachęty, informacji o procesie… kontekstowa bieda.

Wzory z Internetu – nie, zlecenie wysłania przez firmę windykacyjną też nie, to co jest sens wysyłać kontrahentowi?

Jeżeli mamy wydać pieniądze i zlecić firmie windykacyjnej wysyłkę wezwania to już lepiej zrobić to samemu ale porządnie. Mowa tutaj o tzn. windykacji online, czyli windykacji samodzielnej za pomocą profesjonalnego systemu do windykacji.

Co to takiego? To system, który jest nowością w Polsce ale działa bardzo prosto. Wpisuje się do niego dane z faktury i możemy generować wezwania do zapłaty, pozwy, wnioski egzekucyjne, smsy, emaile i masę innych rzeczy. Skupmy się na wezwaniu do zapłaty.

Wezwanie takie kosztuje niewiele ale nawet jakby kosztowało 50 zł to i tak warto. Dlaczego? 

Wystarczy spojrzeć na to wezwanie, które nie tylko spełnia wszystkie pięć funkcji ale przede wszystkim wygląda profesjonalnie i… obciąża dłużnika kosztami jego wygenerowania 177,60 zł 🙂

Wezwania do zapłaty w Vindicat.pl

Powyższe wezwanie zawiera wszystkie wymagane przez przepisy klauzule dotyczące administrowania danymi, jest przejrzyste,  wygląda profesjonalnie i jest firmowane przez kancelarie windykacyjną, mimo że wysyłamy je sami. To bardzo ważne, bo dłużnik nie ma wrażenia, że nadal relacja wierzyciel – dłużnik jest intymna. Zawiera też informacje o giełdzie wierzytelności, a jaka jest reakcja dłużników?  o tym pisałem w poście Dłużnik grozi sądem i policją po umieszczeniu jego danych na giełdzie wierzytelności [giełda długów]. 

Jeżeli do tego dołożymy, że jednocześnie system wysyła do dłużnika SMS i email z wezwaniem to mamy narzędzie idealne, wręcz brzmi to jak reklama… Ja tylko polecam korzystanie z tej platformy do samodzielnej windykacji online, bo wiem, że warto.

Cena jest śmieszna, a skuteczność dużo większa niż jakakolwiek alternatywa.