Nie dość, że zarabiamy na siebie, to dla firmy zarobić możemy do 3500 zł! Jak stworzyć własny dział windykacji?  Jak, nie tylko nie płacić za windykację, ale na niej zarabiać? Wystarczy przeczytać ten artykuł.

Nie rozumiem przedsiębiorców… 71% z nich należących do sektora mikro, małych i średnich firm nie otrzymuje płatności od swoich kontrahentów na czas i uważa, że jest to normalne. Z drugiej strony narzekają, że przez te opóźnieniazagrożony jest ich własny biznes i sami ponoszą koszty windykacji. Rozumiem, że chcemy zachować pozytywne relacje z kontrahentami ale dlaczego godzimy się na kredytowanie ich płynności?

Dlaczego polscy przedsiębiorcy tracą pieniądze, czas na windykacje i opóźniania w spłatach swoich kontrahentów? Takie podejście powoduje, iż kultura płatności w Polsce spada i patologizujemy środowisko, w którym funkcjonują polscy przedsiębiorcy.

Podstawowym celem tego artykułu jest pokazanie, jak w małym, nawet jednoosobowym przedsiębiorstwie ustawić procesy w ten sposób aby nie tracić na opóźnieniach w płatnościach naszych kontrahentów oraz jak utrzymać dobre relacje z klientami i nie tracić środków na windykację należności.

Po co mini dział windykacji w firmie?

Uważam, że nawet najmniejsza jednoosobowa firma powinna poświecić trochę czasu i przygotować się na sytuację, która dotyka absolutnie każdego przedsiębiorcę w Polsce czyli chwile braku terminowej zapłaty przez naszego kontrahenta. Należy ustalić proces ratunkowy tak, aby w przypadku gdy zdarzy nam się sytuacja w której nasz kontrahent nie ureguluje faktury, będziemy wiedzieli co robić. Musimy dokładnie wiedzieć jak działać i jakie kroki podejmować, ponieważ działanie spontaniczne jest często chaotyczne, nieprofesjonalne i po prostu nieskutecznie. Dlatego należy zorganizować mini dział windykacji w naszej firmie J

Jest to bardziej sam proces niż fizyczny dział windykacji i mogą go stosować zarówno jednoosobowe firmy jak i dużo większe przedsiębiorstwa. Zasady są takie same.

Organizacja mini działu windykacji w firmie – krok po kroku do skutecznej i darmowej windykacji.

Krok 1. Wyznaczenie nieetatowego koordynatora ds. windykacji w przedsiębiorstwie lub wyznaczenie zadań samemu sobie.

Pierwszym krokiem jest wyznaczenie jednego z pracowników naszej firmy aby mógł koordynować wszystkie działania związane z windykacją. W zależności od ilości przeterminowanych spraw będzie to od godziny do kilku godzin miesięcznie, a wiec stosunkowo niewiele.

Nie musi to być osoba która zna się na windykacji. Warunkiem jest korzystanie z pomocy dobrego systemu do windykacji.  Jeżeli pracujemy w mniejszym gronie, sami możemy to ogarnąć lub powierzyć taką misję naszej księgowej za drobnym dodatkowym wynagrodzeniem. Jeżeli mamy trochę większą firmę, warto skorzystać z usług konsultingu windykacyjnego poprzedzonego audytem windykacyjnym, taką ofertę znajdziemy np. w zespole Untouchable.pl.

Ale powiedzmy, że do tego zadania wyznaczamy naszą asystentkę, która chce sobie dorobić po godzinach lub nawet w trakcie swojej pracy, co jak pokaże później, nie powinno zająć dużo czasu.

Krok 2. Skuteczna darmowa prewencja i czytelna komunikacja z kontrahentem.

Zmiany należy rozpocząć od umów jakie zawieramy z kontrahentami i samymi fakturami. W samych umowach należy podkreślić, iż nieterminowe płatności będą obciążane dodatkowymi opłatami windykacyjnymi zgodnie z ustalonym cennikiem. Kwoty windykacji najlepiej określić zdroworozsądkowo lub oprzeć na ustawie o terminach zapłaty. Pisałem o tym w artykule „40 euro do każdej faktury? Jak to działa po nowelizacji„.

Absolutnie musimy informować naszych kontrahentów np. na fakturach zamieszczając delikatną acz profesjonalną pieczęć prewencyjną. Dlaczego pieczęć prewencyjna? Forma pieczęci prewencyjnej jest lepszą formą niż standardowy zapis w treści faktury. Dzieje się tak, ponieważ na ogół nikt nie czyta zapisów w treści faktury jeżeli nie dotyczą kwestii finansowych, a pieczątka prewencyjna wyraźnie się wyróżnia w formie i treści (przynajmniej ta profesjonalna).

Taką darmową pieczęć możesz pobrać i umieścić na swoich fakturach z systemu do windykacji online np. poprzez system do księgowości online. Samą darmową pieczęć pobierzesz po zalogowaniu się w systemie do samodzielnej windykacji online, który przedstawię poniżej. Pamiętaj, iż pieczęć warto zamieszczać do każdej faktury. Jest to sygnał dla kontrahenta, że firma doskonale opanowała kwestie związane z windykacją.

Krok 3. Nowoczesne narzędzia do windykacji.

Zakładamy, że z kroku 1, wybraliśmy do obsługi windykacji w naszej firmie, osobę niedoświadczoną i nieznającą się na windykacji. Jest to związane bezpośrednio z narzędziami do windykacji. W Polsce nie ma niestety dużego wyboru aplikacji wspierających windykację, stąd też należy rozpatrzyć propozycję używania systemu do windykacji online Vindicat.pl.  Jest to jedyna, tak profesjonalna i rozbudowana aplikacja w której całkowity laik znakomicie poradzi sobie z obsługą wierzytelności.

I nie jest to czcze pisanie, ponieważ w systemie mamy możliwość m.in. wysyłki emaili, SMS-ów, wezwań do zapłaty, pobrania bezpłatnej pieczęci prewencyjnej ale także np.: generacji pełnowartościowych pozwów do sądu lub e-sądu i masę innych narzędzi. Dodatkowo w trakcie całego procesu windykacji, system podpowiada nam, jaki krok w danym dniu, tygodniu, miesiącu mamy podjąć aby działania wobec dłużnika były skuteczne. Generowane pisma wyglądają profesjonalnie i dlatego narzędzie jest bardzo skuteczne i nie wymaga absolutnie żadnej znajomości prawa czy windykacji. Nad całym procesem obsługi systemu czuwają prawnicy z Vindicat.pl, których praktycznie w każdym momencie możemy zapytać o zdanie.

Krok 4. Pieniądze – czyli czy samodzielna windykacja się opłaca?

Powiedzmy, że nasza firma przynosi nam dochody w wysokości średniej miesięcznej pensji. Obecnie jest to kwota 4 252,19 zł a więc przeciętny koszt godziny naszej pracy to kwota ok. 26,57 zł. Będę posługiwał się taką stawką jako przykład kosztu godziny Twojej pracy lub pracy Twojego pracownika. Powiedzmy, że miesięcznie wystawiamy 10 faktur, z czego 5 kontrahentów zalega nam dłużej niż 7 dni. Ponieważ informowaliśmy kontrahentów, zdecydujemy się na automatyczne obciążenie ich kwotą 40 euro, czyli przyjmijmy przeliczoną kwotę 177 zł w momencie generacji wezwania do zapłaty. Kontrahenci powinni wiedzieć, że korzystamy z firmy windykacyjnej lub systemu online, który jest płatny, stąd ważne jest wysłanie takiego wezwania. Zakładając, że z 5 tylko 3 obciążymy kosztami w wysokości 177, uzyskamy kwotę 531 zł.

Ponieważ nie chcemy, żeby kontrahenci od nas odeszli a doskonale wiedzą że ponieśliśmy koszty, możemy im umorzyć 50% kosztów windykacji. Zostanie w takim razie kwota ok. 265,5 zł. Oznacza to, iż miesięcznie na samą obsługę spraw w systemie do windykacji przeznaczyć możemy aż 10 godzin.

OFERTA VINDICAT.PL

Zważywszy jednak, że skorzystamy z Vindicat.pl wprowadzenie danych z 3 faktur, wygenerowanie i wysłanie samych wezwań do zapłaty i powiedzmy jednego pozwu, to zdecydowanie za dużo czasu. Przy tej ilości spraw, absolutnie wystarczy godzina miesięcznie więc załóżmy z górką, że będą to 2 godziny. Koszt obsługi systemu, przy zakupie większej ilości spraw, powiedzmy 29 zł netto (przy zakupie 9 spraw w promocji). Koszt 3 x 29 zł netto to 87 zł, 2 godziny pracy x 26,57 to 53,14 zł a więc łączny koszt wyniesie 140,14 zł. Oznacza to, iż zostanie nam kwota 125,36 zł J którą możemy wykorzystać np. na 3 listy (wezwania do zapłaty), opłatę kosztów energii elektrycznej, korzystania ze sprzętu itp.

Przy decyzji, w której obciążylibyśmy opłatą 40 euro, wszystkich 5 klientów a nie tylko 3, dodatkowo firma „zarobiłaby” na windykacji kwotę 296 zł, co w stosunku rocznym wyniesie ponad 3 500 zł. Pamiętajmy też, iż wcześniej obciążonym 3 kontrahentom umorzyliśmy aż 50% kosztów windykacji.

UWAGA: kosztami windykacji w wysokości 40 euro, możemy obciążyć każdego kontrahenta niezależnie od kwoty zobowiązania. Nieważne czy jest to nieuregulowana faktura na 50 zł czy kwoty faktur są dużo większe.

Krok 5. Przestrzegaj żelaznych zasad – pilnowanie terminu płatności.

Jedną z najważniejszych zasad windykacji, także w systemie do samodzielnej windykacji online jest pilnowanie terminu. Profesjonalny system nam w tym pomaga, ale najważniejszy jest tutaj oczywiście człowiek, który obsługuje system i nie pozwala dłużnikowi na przedłużanie w nieskończoność płatności. Niedopuszczalny jest brak konsekwencji i np.: odkładanie złożenia pozwu do sądu. Pamiętajmy, że zawsze pozew możemy wycofać z sądu, a w przypadku jednak gdy dłużnik nie zapłaci nie nadrobimy straconego czasu.

Nie bądź Januszem windykacji i nie przepłacaj za usługi windykacji. Stwórz własny dział windykacji

Raporty wskazują, iż z ustawy o terminach zapłaty pozwalającej obciążać dłużnika kosztami windykacji korzysta tylko 9% przedsiębiorców… Pierwszy raz od lat w Polsce mamy dobre prawo sprzyjające wierzycielom (przynajmniej w sprawie tych kosztów windykacji) i nie korzystamy z niego. Ten artykuł jest o tym jak zorganizować mini dział windykacji w małej firmie i to za darmo.

Sami sobie hodujemy dłużników nie reagując na jakiekolwiek opóźniania w spłacie.

Co więcej, polscy przedsiębiorcy nie tylko uznają opóźnienia w płatności za coś normalnego ale jeszcze za to płacą…, ponieważ najczęściej obecnie stosowaną praktyką jest doliczenie klientom ustawowych odsetek za opóźnienia płatności. W ten sposób postępuje 80,3 proc. przedsiębiorców.

Jak czytamy w raportach, głównym powodem dla którego badani nie decydują się skorzystać z dostępnych możliwości, jest uznanie, że opóźnienia nie są wystarczającym powodem, by zastosować zapisy ustawy wobec dłużników. Taki powód wskazało dwóch na trzech przedsiębiorców. Drugą przyczyną jest obawa o utratę kontrahentów. Dlatego właśnie ponad 35 proc. firm woli rozwikłać problem w inny sposób niż ten, który proponuje ustawa.

Tylko co drugiej firmie, udaje się samodzielnie odzyskać należność, co więc z tymi którym się nie udało? Gdzie są te wierzytelności? Ok. 23% firm zleca windykacje do firm windykacyjnych a pozostałe?