case study, firmy windykacyjne, giełda długów, koszty windykacji, przedszkole, wezwanie do zapłaty, wzory pism, żłobek

Windykacja opłat, gdy rodzice nie płacą za żłobek i przedszkole… Jak przedszkola i żłobki mogą skutecznie odzyskać pieniądze?

Windykacja opłat za przedszkole i żłobek.

Przedszkola i żłobki nie radzą sobie z windykacją opłat od rodziców… Nigdy wcześniej nie pomyślałbym, że takie placówki będą naszymi klientami, a niestety jest ich sporo.
W ostatnim pół roku zgłosiło się do nas kilkadziesiąt przedszkoli i żłobków z całej Polski. Okazuje się bowiem, że rodzice nie płacą na czas opłaty za przedszkole czy… żłobek. Pojedynczo nie są to duże kwoty, ale kiedy zaległości opłat sięgają do kilku miesięcy (kilkaset złotych) problem wydaje się bardzo duży i w skali całego kraju są to znaczne kwoty.

Jak przedszkole radzi sobie z dłużnikami? Windykacja opłat w przedszkolu lub żłobku (obecnie).

Sprawa wydaje się bardziej skomplikowana niż mogłoby się wydawać. Przeanalizujmy fakty na podstawie fikcyjnego klienta – przedszkola Bursztynek z Warszawy. Jak każda tego typu placówka, przedszkole Bursztynek sporządziło wewnętrzną procedurę windykacji. Obecnie to obowiązek każdego przedszkola, gdyż nawet w przedszkolu publicznym opłata za przedszkole nie jest daniną publiczną jak np: podatki i przedszkole musi ścigać takiego dłużnika – rodzica samodzielnie.
W skrócie taka procedura opisuje, że w przypadku opóźnienia płatności pracownik przedszkola kontaktuje się z rodzicem w sprawie płatności, sporządza notatkę służbową, wysyła wezwanie do zapłaty według ustalonego wzoru, po czym sprawę przekazuje do radcy prawnego.

Brak kompetencji i doświadczenia w windykacji powoduje stres zarządzających przedszkolami i żłobkami i co gorsze jest to proces nieefektywny.

W praktyce wygląda to tak, że przysłowiowa pani Halinka, odpowiedzialna w przedszkolu za płatności, zmuszona jest do stresujących rozmów z rodzicami i wysyłania nieefektywnych wezwań do zapłaty. Następnie windykacja polubowna kończy się oddaniem sprawy do radcy prawnego, co wpędza przedszkole w kolejne koszty, wydłuża proces windykacji i efektywność mocno spada.

Najczęstsze błędy przedszkoli i żłobków w procesie windykacji opłat:

  1. Procedura windykacji oparta na nieefektywnych i starych schematach.
  2. Obciążenie pracowników przedszkoli niewygodnymi rozmowami o pieniądzach z nierzetelnymi rodzicami.
  3. Brak doświadczenia i odporności na wymówki, kłamstwa dłużników – nieefektywność procesu, stres pracowników.
  4. Wysyłanie nieprofesjonalnych pism do dłużników – nie generują żadnej reakcji u dłużników.
  5. Brak konsekwencji wobec dłużników, poddawanie się ich wpływowi, brak możliwości pokazania konsekwencji.
  6. Brak dostępu do nowoczesnych narzędzi do windykacji online.
  7. Kierowanie sprawy do radcy prawnego – wysokie koszty i zatrzymanie efektywności procesu, brak spójności całego procesu.

Wezwanie do zapłaty i oddanie sprawy do radcy prawnego.

Większość procedur windykacji w przedszkolu czy żłobku zakłada wysyłkę wezwania do zapłaty. W tzw. miedzy czasie zazwyczaj pani Halinka dzwoni do rodziców i upomina się o płatność. To trwa kilka miesięcy, po czym sprawa jest oddawana do radcy prawnego.
Czy to się opłaca? Weźmy na ten przykład nieuregulowaną przez rodziców opłatę w wysokości 2-3 miesięcy opłaty za przedszkole czy żłobek w wysokości 1600 zł.
Przy zadłużeniu w wysokości 1600 zł, radca prawny zażąda od przedszkola 900 zł (stawka minimalna kosztów zastępstwa procesowego). Dodatkowo 1/4 na etapie postępowania egzekucyjnego, czyli łącznie kwotę 1125 zł za ściągniecie 1600 zł. Nie oznacza to oczywiście, że w ogóle cokolwiek odzyska od dłużnika.
Nawet jeżeli prawnik nie pobierze żadnego wynagrodzenia za poradę, przygotowanie wezwania do zapłaty i będzie pracował za stawkę minimalną, to zaryzykowanie 1125 zł za windykację niewiele mniejszej kwoty to olbrzymie ryzyko, z punktu widzenia biznesowego, nieracjonalne.
Pamiętajmy też, iż zlecenie sprawy do radcy, oznacza wstrzymanie procesu windykacji, ponieważ prawnik jedynie sporządzi pozew i będzie pilnował formalności. Wszystkie inne działania jakie powinno się podejmować (pomimo złożenia sprawy do sądu) zostaną wstrzymane.

Firma windykacyjna a opłata za przedszkole.

Dla firmy windykacyjnej przedszkole czy żłobek nie wydaje się atrakcyjnym klientem z uwagi na niskie wartości wierzytelności. Oznacza to, iż zlecenie do windykacji kwoty 1600 zł może być w ogóle nie obsługiwane przez firmę windykacyjną. Jednakże w przypadku podjęcia się takiego pojedynczego zlecenia, firma windykacyjna zażąda opłaty wstępnej i sporej prowizji od kwoty odzyskanej. Z doświadczenia wiem, że będzie to kwota około 200 zł opłaty wstępnej i 30% prowizji, a więc łącznie ok. 680 zł kosztów. Dodatkowo trzeba wziąć pod uwagę, iż kosztu tego nie będzie mogło odzyskać przedszkole. W przypadku kiedy firma windykacyjna zleca dalej sprawę do kancelarii prawnej, koszty zwiększą się o opłatę jak w kancelarii prawnej.
Zakładając jednak sukces firmy windykacyjnej przez złożeniem pozwu, przedszkole odzyska od dłużnika 920 zł z 1600 zł.

Jakie jest skuteczne rozwiązanie do windykacji opłat za przedszkole i żłobek?

Skoro prawnik jest drogi i często wydłuża postępowanie, a firma windykacyjna nie obsłuży takich spraw za rozsądną cenę, to co w takim razie może zrobić pani Halinka, zarządzająca windykacją w przedszkolu czy żłobku?
Otóż, najefektywniejszym rozwiązaniem obsługi spraw windykacji jest windykacja online (monitoring i windykacja online). Jest to zupełnie nowa usługa w Polsce, ale statystyki wskazują na bardzo dużą skuteczność tego rozwiązania.
Cała usługa jest dostępna całkowicie online i sprowadza się wyłącznie do wprowadzenia danych z rachunku za przedszkole lub żłobek. System podpowiada następne kroki jakie trzeba podjąć w całym procesie windykacji, począwszy od wysyłki wezwań do zapłaty, poprzez sąd do komornika, a przy okazji obsługuje moduł do negocjacji online i giełdę wierzytelności.
Doskonały system do windykacji online zawiera w sobie wszystkie narzędzia, którymi dysponują nowoczesne i najlepsze firmy windykacyjne ale do jego obsługi nie trzeba mieć absolutnie żadnej wiedzy o windykacji i prawie.

Jaki jest koszt usługi windykacji online dla przedszkola i żłobka?

Dostęp do systemu windykacji online to koszt zazwyczaj ok. 100-300 zł miesięcznie przy założeniu obsługi 20-30 spraw. Oznacza to, iż obsługa windykacji jednej sprawy to ok. 10 zł… Windykacja online, oprócz intuicyjnej obsługi i generacji pism takich jak: wezwania do zapłaty, pozwy o zapłatę czy pozwy do e-sądu, powinna obsługiwać wysyłkę SMS, email do dłużników a także dostęp do giełdy długów oraz możliwość dostępu do negocjacji online. Założeniem systemu jest niedopuszczanie aby należności były płacone z opóźnieniem, w czym pomaga pieczęć prewencyjna, wystawiana na każdym rachunku dla rodziców.

Czy można obciążyć rodziców kosztami windykacji? 

System do windykacji online dla przedszkoli i żłobków powinien umożliwiać doliczenie kosztów postępowania windykacyjnego do nieuregulowanej opłaty za przedszkole lub żłobek. W przypadku rodziców taka opłata powinna być zapisana w umowie cywilnoprawnej pomiędzy przedszkolem, żłobkiem i rodzicem zapisującym dziecko. Uwaga, opłata taka powinna odpowiadać rzeczywiście poniesionym kosztom windykacji. Opłaty nie mogą być nawet minimalnie zawyżone. 

Przedszkole i żłobek jako placówka edukacyjna dla… rodziców 🙂

Jestem pewien, że w przypadku kiedy większość przedszkoli i żłobków w Polsce korzystałoby z windykacji i monitoringu online, nasze rodzime placówki szybko poradziłyby sobie z płynnością finansową. Zapewne wpłynęłoby to nie tylko na samo funkcjonowanie przedszkoli i żłobków ale co ważniejsze na wychowanie, nie tyle naszych pociech, co samych rodziców, którzy w większości mają około 30 lat… a to jest znacząca wartość edukacyjna dla tej części społeczeństwa 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *